Studentské spolky a organizace ke své činnosti potřebují sdílet dokumenty se svými kolegy a bezpečně archivovat své dokumenty. Hodí se jim proto používat on-line datová úložiště jako je Dropbox nebo Google Drive. Některé spolky ale vsadily na cloud Capsa. Má několik výhod: oproti jiným úložištím neubírá prostor na harddisku uživatelů, umí se vrátit k předchozím verzím dokumentů a v neposlední řadě je to český cloud.
[ad#obsah]
Používat cloudy pro ukládání osobních či pracovních dat je dnes už vcelku běžná věc a velmi to usnadňuje práci. Svízel může nastat, když se některému uživateli zaplní harddisk. Cloudy totiž zpravidla synchronizují data přímo do počítače uživatele. U Capsy nic takového nehrozí: je to síťový disk. Data jsou po připojení plně k dispozici, fyzicky však neubírají prostor na lokálním disku.
Capsa umožňuje přes webové rozhraní sledovat, kdo kdy editoval jaký soubor, což se hodí zejména při práci ve větším týmu lidí. Skvělou věcí je možnost vrátit se v historii k předchozím verzím uložených dokumentů. Každý, kdo si někdy omylem něco přepsal a uložil, tuto funkci ocení.
Mezi studentské organizace, které využívají služby cloudu Capsa, patří například Erasmus Student Club ICT Prague, Studentská unie Univerzity Karlovy nebo třeba Studentská komora Rady vysokých škol.
Nejdéle z nich Capsu používá Erasmus Student Club, která má svá data na Capse od roku 2007. Jedním z hlavních využití cloudu je pro ESC jednoduché archivování dat. Capsu využívá ESC také pro sdílení kontaktů na členy klubu. Jako každá studentská organizace, i u ESC staří členové odcházejí a noví přicházejí. „Capsa nám nesmírně usnadňuje předávání know-how novým členům klubu,“ popisuje Boleslav Zahradník za Erasmus Student Club.
Studentská unie Univerzity Karlovy používá Capsu od roku 2008. „Na Capse máme uložené základní dokumenty Unie, stanovy, výroční zprávy a účetní uzávěrky, manuály pro grafickou podobu PR materiálů, ale i zápisy schůzí nebo vzory pro jednotný lay out dokumentů,“ říká Tomáš Beránek ze Studentské unie. „A v neposlední řadě užíváme Capsu jak k interní komunikaci v Radě Unie, tak v komunikaci s našimi členskými spolky.“
Capsa není však jen skladiště dat. Umožňuje sdílet různé dokumenty mezi velkým počtem uživatelů, aniž by vznikaly duplicity. „Velkou výhodu vidíme v možnosti vytvořit každému členovi vlastní přístupový login, díky kterému je jasně zřetelné, kdo soubor vytvořil a kdo poslední na něm pracoval,“ říká Boleslav Zahradník. V Capse je pak hezky vidět, na jakých dokumentech se právě pracuje a jak se plní dohodnuté termíny.
„Hodně využíváme také funkci ‚komentář‛. Hodí se například při schvalování různých dokumentů či grafických návrhů,“ říká dále Boleslav Zahradník. Díky této funkci je možné návrh rovnou okomentovat a vyjádřit své názory k jednotlivým verzím, aniž by bylo nutné se k návrhům scházet. To je docela užitečné, protože tým ESC čítá 44 členů.
Uživatelské prostředí Capsy hodnotí Zahradník jako přátelské. „Každý, kdo kdy používal Průzkumník Windows, se v Capse hned zorientuje. I počítačově méně zdatní lidé po několika minutách dokáží Capsu používat.“ K tomu se připojuje i Tomáš Beránek: „Capsa nám přijde jednoduchá na ovládání.“
A protože Capsa původně vznikla z iniciativy samotných studentů, snaží se jim být i nadále otevřená a nabízí jim prostor například pro jejich školní výzkumné projekty. Tým studentů získá jako základní prostor 5 GB a možnost zapojit do projektu 5 uživatelů. „Je jasné, že to bude v řadě případů málo. Stačí, když nám ten, kdo projekt u nás zakládá, pošle svůj naskenovaný ISIC, a my počet uživatelů nebo datovou kapacitu navýšíme,“ říká zakladatel Capsy Jan Raab.
Vendula Řehounková